Strony umowy

Podstawą prawidłowego zawarcia umowy jest właściwe oznaczenie jej stron. Nie chodzi przy tym jedynie o precyzyjne informacje dotyczące np. danych adresowych strony w celu ewentualnej późniejszej identyfikacji kontrahenta, aby uniknąć „szukania wiatru w polu”. Przygotujmy się do zawarcia umowy również poprzez dbałość o zapewnienie prawidłowości REPREZENTACJI.

Przypominam sobie przypadek, w którym firma podpisała znaczący kontrakt, zobowiązując się do regularnych dostaw materiałów do innej firmy, w imieniu której zamówienia składał zawsze ten sam pracownik. Tak długo, jak zlecenia realizowano na bieżąco, nie było kłopotów. Zaczęły się wraz z odejściem tego konkretnego pracownika i zmiany polityki firmy zamawiającej. Wówczas okazało się, że pracownik, który podpisał kontrakt, nie miał żadnych uprawnień do reprezentacji spółki zamawiającej, która w ogóle nie czuła się zobowiązana do dalszych odbiorów towaru czekającego u dotychczasowego kontrahenta „na stanie” w magazynie, sprowadzonego wyłącznie na potrzeby tego „kontraktu” z daleka, za niemałe pieniądze. Cóż więc z tego, że umowa była pięknie napisana, skoro podpisała ją osoba nieuprawniona, a więc kontrakt był po prostu nieskuteczny?

Sprawdzajmy więc w dostępnych rejestrach – Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – naszych potencjalnych kontrahentów i upewnijmy się, że umowę zawieramy z właściwą osobą. Pamiętajmy również o następujących zasadach:

(1)    Spółki prawa handlowego zawierają umowy poprzez swoje organy/swoich wspólników zgodnie z zasadami reprezentacji, wynikającymi z umów, które konstytuują (tworzą) te spółki. Sposób reprezentacji jest opisany w Krajowym Rejestrze Sądowym, z którego możemy pobrać odpis każdej spółki (bezpłatna możliwość pobrania odpisu na stronie https://ems.ms.gov.pl/krs); możliwe jest również zawarcie z ujawnionym w KRS prokurentem spółki;

(2)    Przy zawarciu umowy ze spółką cywilną należy zadbać o  to, aby wszyscy wspólnicy byli stroną umowy, względnie, aby do umowy przedstawiona została uchwała wspólników upoważniająca jednego z nich do reprezentacji spółki, lub też stosowne pełnomocnictwo od wszystkich wspólników dla osoby zawierającej umowę – zasadą wynikającą z kodeksu cywilnego jest uprawnienie każdego wspólnika spółki cywilnej do jej reprezentacji jedynie w zakresie czynności tzw. zwykłego zarządu (codziennych, zwykłych, powszednich); możemy więc spotkać się  z zarzutem, że umowa z nami zawierana miała poważniejszy charakter, stąd że powinna była być podpisana przez wszystkich wspólników;

(3)    W przypadku, gdy przy zawieraniu umowy którakolwiek ze stron będzie posługiwać się dokumentem pełnomocnictwa, należy pamiętać, aby pełnomocnictwo było udzielone w tej samej formie, która przewidziana jest dla danej umowy (np. przy sprzedaży nieruchomości bezwzględnie wymaga się zachowania formy aktu notarialnego, a więc i pełnomocnictwo do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości powinno być udzielone wyłącznie w formie aktu notarialnego);

(4)    Jeżeli zawieramy umowę z osobą prowadzącą działalność gospodarczą (lub sami jesteśmy taką osobą), pamiętajmy, że opis strony redagujemy np. w następujący sposób: „Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą: Bukiecik. Jan Kowalski”. Umowę zawieramy bowiem z osobą, a nie z „działalnością” (często spotykamy niepoprawne sformułowanie: np. Bukiecik – reprezentowany przez właściciela Jana Kowalskiego” Brrr!);

(5)    I wreszcie – last but not least – często pamiętamy, by umieścić w opisie strony – osoby fizycznej – wszelkie numery rejestrów, wpisów, dowodów, miejsce prowadzenia działalności, pomijając zaś  ADRES ZAMIESZKANIA strony prowadzącej działalność gospodarczą. Tymczasem adres zamieszkania może w przypadku zaistnienia sporu okazać się kluczowy, gdy zmuszeni bylibyśmy pozwać naszego kontrahenta przed sąd. Nie zniechęcam oczywiście do wskazywania w opisie strony naj największej liczby danych umożliwiających jej identyfikację i zapewniających nam bezpieczeństwo, jednak pamiętajmy, że najważniejszym z nich może okazać się właśnie adres zamieszkania.